1.0  PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB AUDIT DALAM

1.1  Pendahuluan

 Audit Dalam merupakan satu fungsi bebas, yang memberi kepastian dan khidmat perundingan secara objektif untuk menambah nilai dan meningkatkan tahap operasi sesebuah organisasi. Objektif audit dalam adalah untuk membantu sesebuah organisasi mencapai matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan berdisplin untuk menilai dan memperbaiki keberkesanan kawalan, pengurusan risiko dan proses tadbir urus. 

1.2  Penubuhan Audit Dalam

Penubuhan UNIT AUDIT DALAM telah diluluskan oleh Majlis Universiti Teknologi Malaysia pada mesyuarat yang ke 71 pada 8 September 1990. Unit ini mula dianggotai pada 17 Ogos 1992 dan mula beroperasi sepenuhnya dalam tahun 1993. Misi dan Visi Audit Dalam UTM adalah seperti berikut: 

  • Visi

Menjadi penyumbang utama khidmat pengauditan dalam bidang tadbir urus, kawalan dan pengurusan risiko di peringkat institusi pengajian tinggi awam. 

  • Misi

Untuk meningkatkan dan melindungi nilai organisasi dengan melaksana aktiviti jaminan (audit) berasaskan risiko dan objektif serta khidmat nasihat berwawasan. 

1.3  Peranan Audit Dalam 

UAD adalah kawalan pengurusan yang memberikan perkhidmatan sokongan kepada pihak Lembaga Pengarah Universiti (LPU), Jawatankuasa Audit (JKA) dan Pengurusan Universiti Teknologi Malaysia (Pengurusan UTM). UAD membantu LPU, JKA dan Pengurusan UTM meningkatkan keberkesanan dengan lebih sempurna melalui kaedah berikut: 

  • Mengenalpasti dan menilai risiko-risiko yang menghalang pencapaian objektif UTM; 
  • Membantu meningkatkan keberkesanan sistem kawalan dalaman dengan memastikan wujudnya struktur pengurusan, serta penyeliaan secara berterusan bagi mengelak sebarang penyelewengan, pecah amanah dan kerugian kepada UTM; 
  • Membantu meningkatkan kecekapan pengurusan tadbir urus dengan memastikan wujudnya amalan tadbir urus yang baik, sistem dan prosedur serta penyediaan aliran dan proses kerja yang efisyen bagi mengurangkan halangan terhadap pencapaian objektif UTM;                                                 
  • Menilai penjimatan, kecekapan dan keberkesanan dalam penggunaan sumber-sumber UTM bagi mengelak sebarang pembaziran, pemborosan, penyalahgunaan kuasa dan mencapai objektif yang ditetapkan;
  • Melaporkan keberkesanan sistem kawalan dalaman dari segi pentadbiran dan pengurusan, perakaunan, pengkomputeran, teknologi maklumat atau perkara-perkara yang berkaitan dengan UTM dan seumpamanya; dan 
  • Memberikan laporan dengan syor-syor yang bertujuan untuk membaiki dan meningkatkan keberkesanan kawalan dalaman, pengurusan risiko dan hal-hal berkaitan amalan tadbir urus melalui aktiviti audit yang dijalankan.

1.4  Kebebasan 

Dalam struktur pentadbiran Universiti, kedudukan Unit Audit Dalam diletakkan secara terus di bawah Naib Canselor dan secara fungsi pula melapor kepada Jawatankuasa Audit iaitu seperti Carta Organisasi di bawah:

  • Struktur ini memberi tahap kebebasan yang mencukupi untuk membolehkan Audit Dalam UTM melaksanakan tugasnya dengan objektif dan professional.
  • Unit Audit Dalam tidak mempunyai sebarang kepentingan atau tanggungjawab secara langsung ke atas aktiviti atau operasi yang diaudit untuk membolehkannya bekerja secara bebas dan objektit 
  • Juruaudit Dalam tidak boleh diberi tugas eksekutif dan tidak boleh diberi tanggungjawab untuk mewujudkan sebarang prosedur, menyedia atau menyimpan rekod atau menjalankan apa-apa aktiviti yang tertakluk kepada kajian atau semakan audit yang boleh dianggap sebagai bertentangan dengan ciri-ciri kebebasan Juruaudit Dalam.

 

1.5  Tanggungjawab 

  • Tanggungjawab Unit Audit Dalam adalah untuk memberi kepastian dan khidmat perundingan kepada Pengurusan dan Lembaga Pengarah Universiti (melalui Jawatankuasa Audit) mengenai sistem kawalan, pengurusan risiko dan proses tadbir urus Universiti. Dari segi pentadbiran, Unit Audit Dalam bertanggungjawab terus kepada Naib Canselor, manakala dari segi fungsi pengauditan, Unit Audit Dalam bertanggungjawab kepada Jawatankuasa Audit Universiti Teknologi Malaysia 
  • Unit Audit Dalam diberi tanggungjawab menjalankan audit pengurusan kewangan, audit prestasi, audit ICT dan audit siasatan. Ketua Audit Dalam bertanggungjawab menyediakan perancangan audit untuk kelulusan Jawatankuasa Audit.

    1. Secara umumnya, Unit Audit Dalam diberi tanggungjawab untuk mengkaji, menganalisa, menyiasat, menilai dan memberi pendapat, pandangan serta cadangan ke atas mana-mana aspek, aktiviti, fungsi atau operasi Universiti. 

    2. Unit Audit Dalam bertanggungjawab membentangkan laporan audit kepada Jawatankuasa Audit dan melaksanakan audit susulan ke alas perkara yang telah dilaporkan. Jawatankuasa Audit akan membincangkan perkara-perkara yang dibentangkan oleh Unit Audit Dalam dan memperakukannya sebelum Jawatankuasa Audit melapor kepada Lembaga Pengarah.

    1.6  Bidang Tugas 

    Objektif utama Unit Audit Dalam adalah membantu pihak Pengurusan dan Lembaga Pengarah melaksanakan tugas dan tanggungjawab kepada Universiti dengan lebih berkesan. Oleh itu, untuk tujuan tersebut, Unit Audit Dalam akan melaksanakan tugas-tugas pengauditan berdasarkan skop aktiviti seperti berikut :-

    a.  mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan dalaman organisasi;

                i.  Mengkaji keupayaan mewujudkan struktur pengurusan, penyediaan aliran dan proses kerja, penyeliaan secara berterusan yang dijalankan oleh pihak pengurusan.

                ii.  Mengkaji ketepatan dan kesahihan maklumat dengan menentukan:-

                   – Sama ada akaun-akaun dan rekod-rekod kewangan dan laporan aktiviti / program diselenggara dengan lengkap dan kemaskini serta mengandungi maklumat yang tepat dan boleh dipercayai,

                   – Kawalan-kawalan dalaman dalam penyimpanan rekod dan pelaporan adalah mencukupi dan berkesan. 

    b.  mengkaji tahap pematuhan kepada segala dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang berkuat kuasa; 

    c.  mengkaji aktiviti organisasi diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan;

    d.  mengkaji aset dan kepentingan organisasi dilindungi dan dari segi kehilangan, penipuan dan penyelewengan;

    e.  memberi nasihat/pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem termasuk sistem ICT;

    f.  menjalankan fungsi Audit Dalam di Badan Berkanun Persekutuan di bawah kawal seliaan Kementerian berkenaan yang tiada Unit Audit Dalam selaras dengan kehendak Surat Pekeliling Am Bit. 3 Tahun 1998;

    g.  melaporkan kepada Naib Canselor hasil pengauditan dan mengambil tindakan susulan terhadap perkara yang dibangkitkan;

    h.  Mengemukakan Rancangan Audit Tahunan dan program audit kepada Naib Canselor dan Jawatankuasa Audit untuk pertimbangan dan kelulusan.

          –  Ketua Audit Dalam bertanggungjawab menyedia dan mengemukakan Rancangan Audit Tahunan, termasuk perancangan belanjawan dan sumber manusia kepada JKA sekurang-kurangnya sekali setahun untuk semakan dan kelulusan.

          –  Jadual Rancangan Audit Tahunan hendaklah disediakan berasaskan keutamaan audit universe menggunakan kaedah berasaskan risiko termasuk input daripada Pengurusan Universiti dan JKA.

          –  Sebarang perubahan yang ketara daripada jadual yang telah diluluskan perlu dimaklumkan kepada JKA dan Pengurusan UTM menerusi laporan status semasa aktiviti secara berkala. 

    i.  membentangkan Laporan Audit Dalam kepada JKA dan lain-lain Jawantkuasa atas arahan JKA atau permintaan Pihak Berkuasa UTM yang antaranya meliputi perkara berikut:

            –  Mengemukakan laporan terhadap penemuan audit yang penting serta syor dan pandangan untuk pembaikan atau peningkatan dan menambah nilai.

            –  Tindakan susulan telah diambil di atas penemuan-penemuan audit yang penting.

            –  Peningkatan keberkesanan dan kelicinan operasi, hasil daripada tindakan audit.

            –  Penyelaras Audit Dalam dan Audit Luar untuk mengelak pertindihan.

            –  Perancangan kerja-kerja audit.

            –  Halangan-halangan yang dihadapi dalam melaksanakan auditan

     

    1.7  Kuasa Audit Dalam 

    a.  Unit Audit Dalam diberi tanggungjawah untuk mengkaji, menganalisa, menyiasat, menilai dan memberi pendapat, pandangan serta cadangan ke atas mana-mana aspek, aktiviti, fungsi atau operasi Universiti. Dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya, Juruaudit Dalam diberi kuasa untuk membolehkannya: 

    • Menemui mana-mana pegawai/kakitangan Universiti di semua peringkat untuk mendapatkan keterangan atau maklumat yang diperlukan; 
    • Memeriksa dan mendapatkan apa juga salinan dari buku, dokumen, rekod, minit dan lain-lain bentuk sumber maklumat mana-mana pusat tanggungjawab; 
    • Memeriksa semua rekod Universiti, buku, minit, dokumen, wang tunai, barang-barang dan lain-lain harta atau aset Universiti yang tertakluk kepada audit;
    • Menyemak dan menilai dasar, rancangan, peraturan dan rekod Universiti;
    • Mendapatkan nasihat daripada mana-mana pegawai/kakitangan Universiti atau daripada mana-mana pegawai/kakitangan di dalam perkhidmatan kerajaan atau badan profesional mengenai isu-isu yang berkaitan;
    • Bebas dan tidak terhalang untuk memeriksa, menyemak dan mendapatkan sebarang maklumat daripada pihak berkuasa UTM.

    b.  Semua pegawai/kakitangan Universiti berkewajipan dan dikehendaki memberi kerjasama sepenuhnya kepada Juruaudit Dalam untuk membolehkannya menjalankan tugas dengan objektif dan efektif. 

    c.  Juruaudit Dalam bertanggungjawab untuk memastikan semua maklumat yang diperolehi dikendalikan dengan penuh hati-hati, kerahsiaan, kejujuran dan ketelusan seperti yang digariskan kod etika profesional Juruaudit Dalam. Juruaudit Dalam dan semua pihak yang menjalankan tugas audit adalah tertakluk kepada Akta Rahsia Rasmi. 

    d.  UAD adalah bertanggungjawab memastikan segala maklumat disimpan dengan baik dan elemen “rahsia” terpelihara dan mematuhi akta-akta serta prosedur berkenaan penyimpanan maklumat yang digunapakai di UTM

    1.8  Quality Assurance and Improvement Program (QAIP)

    UAD juga akan mengadakan semakan secara Dalam terhadap kerja-kerja yang telah dilaksanakan dan juga keseluruhan pentadbiran UAD. Ianya selari dengan perlaksanaan QAIP di Unit Audit Dalam. Tujuan semakan dan penilaian ini adalah untuk memastikan UAD beroperasi dan berfungsi mengikut garis panduan yang telah ditetapkan. Antara QAIP yang boleh dilaksanakan adalah seperti berikut :-

    1. penilaian kendiri (internal assessment) yang berterusan dan berkala;
    2. peer review antara Universiti Awam yang dilaksanakan oleh Biro Pemantapan Kualiti, Jawatankuasa Ketua-ketua Audit Dalam Universiti Awam;
    3. penilaian luaran (external assessment) oleh IIAM;
    4. KAD perlu memastikan garis panduan penyediaan QAR yang meliputi dokumentasi pentadbiran dan perlaksanaan aktiviti audit dalaman menepati standard yang ditetapkan dalam IPPF merangkumi 4 aspek utama iaitu governan, staf, pengurusan dan proses audit.

    1.9  Jawatankuasa Audit 

    • 1.9.1  Ahli – Ahli Jawatankuasa Audit  

    Jawatankuasa audit hendaklah ditubuhkan melalui resolusi Lembaga Pengarah. Komposisi keahlian Jawatankuasa Audit UTM adalah seramai enam (6) orang ahli yang terdiri daripada ahli Lembaga Pengarah UTM. 

    • 1.9.2  Fungsi Utama Jawatankuasa Audit 

    a.  Mengkaji keperluan Unit Audit Dalam termasuk piagamnya,

    b.  Mengkaji keberkesanan dan kemampuan sistem pengawalan dari dalam.

    c.  Mengkaji perancangan aktiviti audit oleh Unit Audit Dalam yang meliputi skop kerja, jadual, keanggotaan, serta penyelarasan di antara Juruaudit Dalam dan Luar.

    d.  Mengkaji Laporan daripada Juruaudit Dalam dan Luar dan memperakukan tindakan susulan yang perlu kepada Lembaga Pengarah.

    e.  Mengkaji dan menasihati Lembaga Pengarah berhubung dengan penyata kewangan, prospektus dan laporan – laporan kewangan lain yang dikeluarkan.

    f.  Mengkaji dan menasihati Lembaga Pengarah berhubung dengan maklumat prestasi secara kuantitatif di atas aktiviti yang tertakluk kepada audit dan perkara lain yang melibatkan tanggungjawab sebagaimana yang diputuskan oleh Lembaga Pengarah.

    g.  Mengesan pematuhan kepada peraturan yang ditetapkan oleh Lembaga Pengarah serta tata kelakuan pegawai / kakitangan dan mengambil daya usaha menyiasat sebarang pertelingkahan yang berlaku dalam Badan Berkanun yang berkaitan.

    h.  Memastikan bahawa Badan Berkanun sentiasa mengubahsuai pelaksanaan kerja selaras dengan perubahan ikhtisas oleh Institut Akauntan Malaysia dan Jawatankuasa Piawaian Perakaunan Antarabangsa.

    i.  Melaksanakan fungsi – fungsi yang ditetapkan oleh Lembaga Pengarah dari semasa ke semasa.

    j.  Melaporkan kepada pihak pengurusan mengenai kakitangan yang didapati telah melakukan sebarang penyelewengan untuk tindakan yang sesuai.

    • 1.9.3  Mesyuarat Jawatankuasa Audit (JKA) 
    1. Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali.
    2. Pengerusi JKA boleh meminta diadakan mesyuarat bila-bila diperlukan.
    3. Kuorum ialah 1/3 daripada bilangan ahli (termasuk Pengerusi).
    4. Apabila pengerusi tidak hadir, beliau bolehlah mewakilkan mana – mana ahli sebagai Pengerusi Ganti.
    5. Ahli yang tidak hadir dalam sesuatu mesyuarat adalah juga tertakluk kepada keputusan-keputusan yang telah dibuat dalam mesyuarat itu.
    6. Naib Canselor atau Timbalan Naib Canselor yang mewakilinya dan Bendahari UTM perlu menghadiri mesyuarat berasaskan jemputan jawatankuasa.
    7. Ketua Juruaudit Dalam hendaklah bertindak sebagai Setiausaha kepada Jawatankuasa Audit dan hendaklah memastikan perkara – perkara berikut :
    8. Notis mesyuarat bersama-sama dengan kertas kerja/konsep hendaklah dikemukakan kepada ahli-ahli sekurang-kurangnya 1 minggu sebelum tarikh mesyuarat
    9. Minit mesyuarat hendaklah hendaklah dicatat dan diedarkan kepada semua ahli dan jemputan yang hadir. Minit mesyuarat akan disahkan oleh jawatankuasa dalam mesyuarat yang berikutnya
    10. Jawatankuasa berkuasa meminta pegawai-pegawai Universiti hadir dan memberi keterangan dalam mesyuaratnya dan juga berkuasa meminta dikemukakan rekod dan dokumen yang berhubung kait dengan perkara yang sedang diperiksa.
    11. Sekiranya perlu, Jawatankuasa Audit boleh mengadakan perbincangan/ perjumpaan dengan Ketua Juruaudit Dalam tanpa kehadiran mana-mana pihak pengurusan Universiti.
    • 1.9.4  Kuasa JKA 
    1. Jawatankuasa Audit diberi kuasa oleh Lembaga Pengarah untuk menyiasat sebarang aktiviti, fungsi atau pusat    tanggungjawab menurut Terma Rujukannya. la dibenarkan mengumpul, memperoleh maklumat yang diperlukan dari    mana-mana pegawai/kakitangan dan kesemua pegawai/kakitangan diarahkan untuk memberi kerjasama terhadap sebarang permintaan Jawatankuasa Audit.
    2. Jawatankuasa juga diberi kuasa untuk memperolehi nasihat perundangan luar atau nasihat profesional bebas yang lain dan mendapatkan khidmat mereka dengan pengalaman dan kemahiran berkaitan jika difikirkan perlu.