6.0 – Pelaporan

6.0  PELAPORAN

6.1  Pendahuluan 

a.  Juruaudit perlu melaporkan keputusan audit dalam tempoh yang segera, objektif, jelas, tepat dan dalam bentuk membina (Rujukan Performance Standards 2400 – 2440). 

b.  Ketua Audit Dalam adalah bertanggungjawab ke atas laporan Audit Dalam. Beliau perlu menetapkan pegawai yang bertanggungjawab menyediakan draf laporan, format, persembahan, semakan semula dan pengeluaran laporan. Laporan perlu menyampaikan penemuan audit dengan cara paling berkesan

6.2 Laporan yang dikeluarkan 

6.2.1  Laporan Audit 

Apabila selesai sesuatu pengauditan laporan audit akan disediakan oleh Unit Audit Dalam. Juruaudit yang mengetuai pasukan audit akan bertanggungjawab menyiapkan laporan audit tersebut dalam jangkamasa yang telah dirancang. Laporan yang perlu disediakan adalah: 

a.  Draf Laporan & Ringkasan Draf Laporan

Mengandungi pemerhatian audit beserta cadangan / syor audit yang akan dikemukakan kepada Auditi untuk mendapatkan maklumbalas auditi. 

b.  Laporan Muktamad dan Ringkasan

Laporan Audit dimuktamadkan apabila draf laporan beserta maklumbalas daripada auditi dibincangkan bersama ahli pengurusan auditi dalam Exit Meeting.

6.2.2 Laporan Tahunan Audit Dalam 

Ketua Audit Dalam perlu menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Audit Dalam untuk dikemuka dan dibentangkan kepada Jawatankuasa Audit. Laporan ini juga dikemukakan kepada Kementerian Pendidikan Malaysia dan lain-lain pihak seperti yang dipersetujui oleh JKA dan Naib Canselor UTM.

6.3  Edaran Laporan 

a.  Laporan Audit hendaklah diedarkan kepada pihak yang berkenaan mengikut arahan yang ditetapkan oleh JKA. Satu laporan perlu dihantar kepada pihak pengurusan yang berkaitan (auditi) bagi mengambil tindakan sewajarnya. 

b.  Secara umumnya Laporan Audit (Normal) akan diedarkan kepada :

i).  Auditi untuk tindakan pembetulan.

ii)  Naib Canselor.

iii) Ahli JPU yang mana bertanggungjawab ke atas PTj atau topik ke atas sesuatu auditan (contoh Bendahari UTM bagi audit Pengurusan Kewangan, Pendaftar bagi audit berkaitan Modal Insan, Pengarah CICT bagi audit IT dan sebgainya). 

iv)  Ahli Jawatankuasa Audit

v)   Lain-lain Pegawai Universiti atau Pihak berkuasa Universiti seperti yang telah ditentukan dalam APM. 

c.  Sekiranya berlaku sebarang kesilapan atau ketinggalan (error or omission) di dalam laporan audit yang telah dikemukakan kepada pihak yang menerima laporan, sebaik sahaja kesilapan atau ketinggalan itu ditemui atau dikenalpasti, Unit Audit Dalam akan memaklumkan kesilapan atau ketinggalan berkenaan melalui surat kepada pihak berkenaan. Pembetulan akan dibuat dan penggantian laporan baru hanya pada muka surat yang berkaitan

6.4  Tatacara dan Format 

Tatacara dan format penyediaan Laporan Audit dan Laporan Tahunan Audit Dalam adalah seperti dalam Garispanduan 2/2006 Penyediaan dan Format Laporan Audit (12 Disember 2006).