5.0 – Dokumentasi

 5.1  Pendahuluan 

a.  Dokumentasi adalah satu kaedah komunikasi di dalam Unit Audit Dalam dan di antara Unit tersebut dengan pihak lain. la juga merupakan rekod bukti kerja yang dijalankan dan penemuan audit bagi menyokong kesimpulan dan syor audit. Rujukan silang dan indeks adalah mustahak bagi memudahkan rujukan dokumentasi. 

b.  Dokumentasi audit boleh sama ada dalam bentuk hard copy (salinan dokumen dan sebagainya) atau softcopy (fail audio, audio visual, analisa data melalui ACL) atau kedua-duanya.

5.2  Objektif 

Dokumentasi audit (Kertas kerja audit) hendaklah disediakan untuk mencapai  4 objektif utama:- (Rujukan Practice Advisory 2330-1 Documenting information from the International Standards for the IPPF”): 

a.  Membantu semasa perancangan, perlaksananaan, prestasi dan semakan kerja audit; 

b.  Menyokong komunikasi audit seperti pemerhatian, kesimpulan dan laporan akhir; 

c  Memudahkan semakan oleh pihak ketiga dan keperluan prestasi; dan 

d.  Memberikan asas untuk menilai aktiviti Audit Dalam kepada Qualitity  Assessment Improvement Program.

5.3  Prinsip Kertas Kerja Audit 

a.  Konsistensi dan Keseragaman

Setiap dokumentasi audit perlu konsisten dan seragam, dari segi format, amalan dan prosedur. Keseragaman memberi pemahaman yang jelas serta kesinambungan, meningkatkan kecekapan dalam penyediaan dan semakan semula kerja serta membantu mengagihkan tugas. Bagaimanapun, penggunaan format kertas kerja yang standard tidak seharusnya menghadkan pendekatan yang diterima pakai oleh Juruaudit. 

b.  Ketepatan dan Penjadualan Masa

Kegagalan untuk menyimpan rekod audit yang tepat akan menjejaskan nilai pengauditan. Rekod perlu menunjukkan dengan tepat apa yang perlu dibuat, apa kesimpulan yang dicapai dan sebabnya, serta bagaimana ia memenuhi objektif audit. Kertas kerja hendaklah disediakan pada setiap pengauditan.  

c.  Kejelasan dan Kepadatan

Bahasa dan format perlu dalam bentuk yang membolehkan pembaca mudah memahami maksud maklumat yang disampaikan dengan jelas. 

d.  Kesempurnaan

Kertas kerja hendaklah cukup terperinci untuk menunjukkan tindakan yang telah diambil dari mula hingga akhir supaya setiap langkah dalam pengauditan dapat dikenal pasti dan difahami. 

e.  Pengarangan dan Penyeliaan

Nama penyedia dan tarikh penyediaan setiap dokumen audit hendaklah dicatat. Ruang juga hendaklah disediakan untuk merekod semakan semula oleh penyelia. 

f.  Penyusunan

Kertas kerja audit perlu disusun supaya membolehkan proses logikal pemikiran atau tindakan susulan diambil. Indeks dan rujukan silang hendaklah digunakan untuk memudahkan rujukan kepada kertas kerja. 

g.  Semakan Semula

Dokumentasi perlu disemak semula oleh penyelia dan semakan semula tersebut perlu direkodkan dengan jelasnya. Penyelia hendaklah memastikan dokumentasi adalah mencukupi bagi memenuhi objektif audit serta pendapat dan kesimpulan disokong oleh rekod mengenai bukti audit. 

h.  Kerahsiaan dan Keselamatan

Juruaudit perlu memberi perhatian yang khusus mengenai kerahsiaan dan keselamatan dokumentasi serta memastikan selenggaraannya mengikut Akta Rahsia Rasmi dan peraturan Kerajaan yang lain.

5.4  Fail Audit 

Dua jenis fail biasanya diselenggarakan bagi setiap pengauditan iaitu fail tetap yang mengandungi maklumat kekal dan fail semasa yang mengandungi kertas kerja yang relevan kepada pengauditan. 

a.  Fail Tetap 

Fail tetap mengandungi maklumat/dokumen yang relevan dan kandungannya perlu disemak semula pada permulaan dan akhir setiap pengauditan. Kandungannya boleh meliputi: 

i)   Akta/Enakmen, dasar-dasar, peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur; 

ii)  carta-carta organisasi dan deskripsi fungsi-fungsi;

iii) penurunan kuasa;

iv)  senarai program-program dan aktiviti-aktiviti;

v)   senarai sistem-sistem dan objektifnya;

vi)  rekod mengenai kelemahan sistem-sistem;

vii) salinan dokumen – dokumen, pastikan rekod – rekod dan laporan – laporan; 

viii) laporan – laporan audit, senarai edaran dan nota kerja untuk rujukan pengauditan berikutnya; dan 

ix)  laporan – laporan lain yang berkaitan. 

b.  Fail Semasa 

Fail semasa mengandungi maklumat/dokumen yang relevan sesuatu pengauditan yang spesifik. Salinan mungkin dibuat atau diperolehi daripada fail tetap. Kandungannya boleh meliputi: 

i)   skop dan objektif pengauditan;

ii)  rancangan kerja audit dan nota taklimat;

iii) laporan audit lepas, jawapan, isu-isu audit dan nota kerja yang dirujuk daripada pengauditan lepas;

iv)  rekod sistem-sistem dan ICQs;

v)   rekod mengenai kelemahan sistem-sistem;

vi)  program audit;

vii) rekod berkenaan ujian hasil audit, jadual, analisis dan lain-lain;

viii)rekod semakan semula;

ix)  draf laporan audit;

x)   nota perbincangan selepas pengauditan;

xii) laporan audit kepada pihak pengurusan; dan

xiii)rekod tindakan susulan dan surat menyurat

5.5  Tatacara dan Format 

Tatacara dan format penyelenggaraan Kertas Kerja Audit adalah seperti dalam Garis Panduan 1/2006 Kertas Kerja Audit, Bukti Audit dan Fail-Fail Audit 15 Mei 2006.